Digitalizacja archiwów
Przekształcamy papierowe zasoby w uporządkowane systemy cyfrowe. Proces obejmuje skanowanie, indeksowanie, walidację oraz integrację z istniejącymi systemami. Zapewniamy pełną kontrolę wersji i historię zmian.
- Skanowanie dokumentów w rozdzielczości do 600 DPI
- Rozpoznawanie tekstu OCR w językach polskim i angielskim
- Automatyczne przypisywanie metadanych
- Bezpieczne niszczenie dokumentów papierowych (opcjonalnie)
Audyt dokumentacji
Sprawdzamy zgodność procesów dokumentacyjnych z wymogami prawnymi i normami branżowymi. Identyfikujemy luki w zabezpieczeniach, błędy w klasyfikacji i ryzyka związane z przechowywaniem danych.
- Analiza zgodności z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych
- Weryfikacja poprawności obiegów dokumentów
- Raport z rekomendacjami naprawczymi
- Wsparcie w przygotowaniu do certyfikacji ISO 9001
Wdrożenie systemów DMS
Instalujemy i konfigurujemy zaawansowane systemy zarządzania dokumentami. Dostosowujemy interfejs, uprawnienia i przepływy pracy do struktury organizacyjnej klienta.
- Wybór optymalnego systemu DMS dla branży
- Konfiguracja uprawnień i ról użytkowników
- Integracja z systemami ERP i CRM
- Szkolenie administratorów i użytkowników końcowych
Szkolenia z zarządzania dokumentacją
Praktyczne warsztaty dostosowane do specyfiki branży. Zespół nauczy się efektywnie korzystać z wdrożonych narzędzi, zachowywać spójność procesów i minimalizować błędy operacyjne.
- Warsztaty stacjonarne lub online (do 20 osób)
- Materiały szkoleniowe w formie cyfrowej
- Przypadki praktyczne z branży klienta
- Certyfikat ukończenia szkolenia
Zarządzanie obiegiem dokumentów
Projektujemy i wdrażamy zautomatyzowane przepływy pracy. Od wpływu dokumentu, przez akceptacje, po archiwizację — wszystko pod pełną kontrolą z możliwością audytu każdego kroku.
- Mapowanie istniejących procesów biznesowych
- Projektowanie nowych przepływów w notacji BPMN
- Automatyzacja zadań rutynowych
- Powiadomienia e-mail i eskalacje
Migracja danych między systemami
Przenosimy zasoby dokumentacyjne między platformami bez ryzyka utraty danych. Zachowujemy strukturę folderów, metadane, uprawnienia i pełną historię dokumentów.
- Mapowanie struktur źródłowych i docelowych
- Migracja z zachowaniem wersjonowania
- Weryfikacja integralności po migracji
- Wsparcie pomigracyjne przez 30 dni